Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah,
organisasi, maupun perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,
berbangsa, dan bernegara.

• Arsip Aktif adalah arsip yang masih
  sering digunakan dalam kegiatan sehari-hari. 
• Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya sudah menurun tetapi masih memiliki masa simpan sesuai Jadwal Retensi Arsip (JRA). 

Arsip statis adalah arsip yang memiliki nilai kesejarahan, telah habis retensinya, dan dipermanenkan untuk disimpan oleh lembaga kearsipan.

Karena arsip berfungsi sebagai:

• bukti hukum; 

• sumber informasi; 

• bahan pengambilan keputusan; 

• alat pertanggungjawaban; 

• memori organisasi.