Bidang Kearsipan Lakukan Pemilahan Arsip Inaktif sebagai Tahapan Penyelamatan dan Penyusutan Arsip

Bidang Kearsipan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Mempawah melaksanakan kegiatan pemilahan arsip inaktif sebagai bagian dari upaya mewujudkan pengelolaan arsip yang tertib, efektif, dan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan di bidang kearsipan.

Kegiatan pemilahan dilakukan terhadap arsip-arsip inaktif untuk menentukan nilai guna dan nasib akhir arsip berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA). Melalui proses tersebut, arsip dikelompokkan menjadi arsip statis yang memiliki nilai guna kesejarahan dan perlu diselamatkan secara permanen, serta arsip yang diusulkan untuk dimusnahkan karena telah habis masa retensinya dan tidak memiliki nilai guna lebih lanjut.

Proses pemilahan dilaksanakan secara cermat dengan memperhatikan jenis arsip, kurun waktu, retensi, serta keterangan nasib akhir sebagaimana tercantum dalam JRA. Arsip yang berketerangan permanen dan memiliki nilai guna kesejarahan selanjutnya akan dipersiapkan sebagai arsip statis untuk dikelola dan dilestarikan sesuai ketentuan. Sementara itu, arsip yang telah habis masa retensinya dan berketerangan musnah akan dimasukkan ke dalam Daftar Arsip Usul Musnah untuk diproses melalui tahapan pemusnahan arsip.

Dalam pelaksanaan pemusnahan, mekanisme yang ditempuh disesuaikan dengan usia arsip dan ketentuan yang berlaku. Arsip yang memiliki retensi di bawah 10 tahun berdasarkan JRA diproses untuk pemusnahan setelah melalui tahapan penilaian dan memperoleh persetujuan sesuai kewenangan Pemerintah Kabupaten Mempawah. Sementara arsip yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 tahun diproses melalui mekanisme persetujuan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) sebelum pelaksanaan pemusnahan.

Pemusnahan arsip bukan sekadar mengurangi volume arsip yang tersimpan, tetapi merupakan bagian dari siklus pengelolaan arsip yang harus dilaksanakan secara prosedural dan dapat dipertanggungjawabkan. Setiap arsip yang akan dimusnahkan terlebih dahulu melalui proses penyeleksian, penilaian, penyusunan daftar arsip usul musnah, serta tahapan persetujuan sesuai dengan kewenangan yang ditetapkan.

Melalui kegiatan ini, Bidang Kearsipan berupaya memastikan bahwa arsip yang masih memiliki nilai guna tetap terpelihara dan dapat dimanfaatkan, arsip yang bernilai kesejarahan diselamatkan sebagai memori kolektif daerah, sedangkan arsip yang telah habis retensinya dapat dimusnahkan secara aman, tertib, dan sesuai prosedur.

Kegiatan pemilahan arsip inaktif tersebut juga menjadi bagian dari komitmen Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Mempawah dalam meningkatkan kualitas penyelenggaraan kearsipan di lingkungan Pemerintah Kabupaten Mempawah. Dengan penyusutan arsip yang dilakukan secara rutin dan berkelanjutan, diharapkan tercipta pengelolaan arsip yang lebih efektif, efisien, serta mendukung tersedianya arsip yang autentik, utuh, dan terpercaya sebagai sumber informasi dan bahan pertanggungjawaban pemerintahan.